A partir de la expedición y entrada en vigencia de la resolución 00013 de 2021 de Nómina Electrónica en Colombia, expedida por la DIAN; todas las empresas deben implementar este documento soporte y la fecha final para transmitirla a la entidad está en su recta final ¿Quiénes están obligados a generarla y cuál ha sido su impacto en la transformación digital del empresariado colombiano?
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En la resolución 00013 de 2021, quedaron establecidos los parámetros para la información y el contenido que del documento soporte de pago de nómina electrónica, así como sus respectivos términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación por parte de la DIAN.
Se trata de un documento digital que equivale a la nómina tradicional, cuyo objetivo principal es tener un mayor control sobre la información de una organización o entidad y activa la digitalización y la formalización de las empresas del país.
En este sentido, la resolución también es clara al establecer que todas las empresas registradas formalmente en Colombia deben implementar este documento soporte, cuyo plazo límite, de acuerdo con la resolución 000151 del 10 de diciembre de 2021, estableció como fecha límite el 10 de marzo de 2022 y que incluye a las MiPymes que tengan vinculados de 1 a 10 trabajadores en su nómina quienes también deben realizar este proceso.
Asimismo, según lo contempla la resolución 00013 de 2021, este documento soporte de pago de nómina electrónica sustenta “los costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador”.
Qué más establece la norma frente al documento soporte de nómina electrónica:
- El documento soporte deberá generarse de forma mensual, sin importar la periodicidad con que el obligado realice el pago de su nómina.
- Establece cuáles son los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y sus notas de ajuste, siempre y cuando requieran soportar costos y deducciones.
- Determina la información y el contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste; así como el calendario para su implementación, y los plazos para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento, de acuerdo con el grupo al que pertenezca según el número de empleados en su nómina.
- Sistematiza los procedimientos de habilitación, generación, transmisión y validación de Documentos soporte de pago de nómina electrónica.
- Fija los requisitos mínimos de interoperabilidad e interacción tecnológica de los usuarios del servicio informático electrónico del sistema de facturación electrónica.
De acuerdo con cifras reportadas por la Dian, hasta mediados de noviembre de 2021 en Colombia cerca de 33.000 empresas se encontraban habilitadas para hacer uso de la nómina electrónica en todo el territorio; de estas las empresas con la mayor participación de este total son las que tienen entre 11 y 100 empleados, pues más de 15.000 de este tamaño han sido identificadas y habilitadas para realizar este proceso. Le siguen cerca de 10.000 que tienen por encima de 100 empleados y continúan las que se encuentran en el rango de entre 101 y 250 que suman alrededor de 4500 y finalmente las que incluyen más de 250 colaboradores en su nómina; siendo este el grupo más pequeño con 3.557 empresas.
Siendo este el panorama en Colombia, la transformación digital ha cobrado especial relevancia demostrando que estas medidas han sido el paso para tener procesos administrativos más fáciles con herramientas que los automatizan logrando un impacto positivo a la operación de los negocios.
Por qué los empresarios deben dar el salto a la nómina electrónica como aliada en sus procesos de transformación digital.
Las ventajas de implementar la nómina electrónica van más allá del cumplimiento legal y fiscal.
Esta solución tecnológica trae consigo, la optimización de procesos administrativos y puede llegar a representar beneficios tributarios como la deducción en la declaración de renta, condensar comprobantes fiscales, eliminar trámites administrativos, entre otros.
Aquí te contamos algunas otras ventajas que empresarios o personas naturales con personal en su nómina han podido experimentar desde que decidieron implementar la nómina electrónica y apoyarse en proveedores tecnológicos como Loggro para integrar nuevas tecnologías en su camino a la transformación digital.
- Aspecto operativo con la optimización de procesos.
- Ahorro de costos.
- Garantía en la elaboración de liquidaciones exactas y oportunas de pagos y seguridad social, cálculo de proyecciones de pagos rápidos y accesibles,
- Actualización continua frente a los cambios que presente la Resolución.
- Registro histórico de la información de los empleados.
- Reducción de trámites.
- Mejora en la administración tributaria.
- Habilitación oportuna de la nómina en las fechas establecidas por la DIAN.
- Acceso por parte de los organismos de control a la información de las empresas.
Entendiendo la coyuntura actual y la importancia que tiene para los empresarios y emprendedores dar continuidad a sus negocios, Loggro, siempre a la vanguardia de las necesidades empresariales, con experiencia en brindar soluciones tecnológicas y facilitar estos procesos que a primera vista parecen engorrosos y dispendiosos; con profesionales expertos con más de 30 años de experiencia que respaldan cada etapa del proceso, ya son cerca de 20 mil empresas que han confiado en el uso de nuestro software 100 por ciento en la nube como herramienta tecnológica para habilitar la nómina electrónica, se ha convertido en una herramienta indispensable para garantizar el éxito del proceso, teniendo en cuenta que la resolución contempla transmitir gran variedad de información de manera oportuna y segura sobre los empleados y donde no puede haber espacio para el error o la improvisación.
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