El gobierno local acaba de adquirir una espaciosa bodega que será adecuada con las más modernas técnicas de funcionamiento, a fin de trasladar allí el archivo municipal que, prácticamente, se quedó rezagado en tiempos de hoy.
El actual archivo municipal se encuentra ubicado en el Centro Administrativo Departamental, CAD, luego que en 1.999 el gobierno del Valle del Cauca le cedió en comodato al Municipio de Cartago un espacio en el primer piso para su funcionamiento.
Tras reconocer que la Contraloría Departamental encontró hallazgos en la dependencia, la directora del ente destacó los planes y proyectos de la Administración que preside el Alcalde Carlos Andrés Londoño Zabala para dotar a la ciudad de un moderno y funcional archivo.
La precaria situación de la dependencia en la actualidad no le ha permitido al municipio trasferir la totalidad de las transferencias correspondientes al archivo nacional.
Sus instalaciones carecen de las especificaciones técnicas de espacio requeridas para conservar la totalidad del archivo.
Es de anotar que en administraciones anteriores los funcionarios no utilizaban los procedimientos establecidos y documentos para el uso y manejo del archivo. De ahí el desorden, el mal uso y las fallas en la conservación de documentos que hacen parte del patrimonio documental.
La directora del Archivo Municipal, Beatriz Eugenia Santana, en una amplia exposición ante el Concejo de la ciudad, dijo que la bodega adquirida es espaciosa y permitirá al archivo una vez se adecúe, toda la funcionalidad de acuerdo a las normas técnicas de los entes nacionales.
El archivo actual, por falta de espacio, no permite recibir las transferencias. Las instalaciones carecen de divisiones, una puerta corrediza que separe el área de consulta desde las oficinas.
Las actuales oficinas tampoco cumplen con los requerimientos lumínicos necesarios, sin las condiciones mínimas de desplazamiento entre los estantes y un corredor central.
El ingreso al archivo es inseguro y no existe una real adecuación climática ni cuenta con un sistema contra incendios.
Los expedientes se encuentran al aire libre sin las cajas respectivas y sin control de temperatura, la cual debería oscilar entre los 15 y los 20 grados centígrados, y una humedad de 30 a 40 por ciento..
Para lo que existe hoy, el área es insuficiente, además de que se presentan problemas de hacinamiento.. Algunos documentos, por falta de espacio, son guardados en los baños, y la amenaza de los ácaros contra la salud de los funcionarios es permanente.
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