Cuando de redacción se trata, los estilos pueden ser muy diversos dependiendo de lo que se busque expresar a través de las misivas. Se debe considerar la persona o institución a quién va dirigida la misma y su formato debe incluir algunos elementos específicos.
Al referirse a una carta cuyo destinatario es un organismo o institución de la Administración Pública Española, hay indicaciones puntuales para que la misma sea de fácil redacción y permita una comunicación efectiva. Con este modelo de carta para pedir algo como ejemplo, podrás saber cómo deben ser y estamos seguros de que con la lista de consejos que aportamos a continuación, tus correspondencias hacia entes oficiales serán un éxito.
En toda correspondencia es necesario que el lugar y la fecha en las que estas son redactadas estén claramente señalados. Lo ideal es especificar la fecha, mes y año de la misma, ya que esto ayuda a controlar de manera más efectiva el tiempo de respuesta.
Tu correspondencia debe comenzar su cuerpo con un saludo formal y respetuoso. Las frases “Reciba un cordial y respetuoso saludo de mi parte”, “Excelentísimo Señor”, “Respetado Ingeniero”, etc. le otorgan un tono empático a la misiva.
Ya sea que se trate de una carta para solicitar una ayuda o asistencia, hacer una petición formal de beneficios o servicios, colocar una queja o cualquier otra gestión ante los distintos entes de la administración pública, en la misma se debe especificar de forma clara los datos del remitente.
Deberás colocar nombre completo, incluyendo segundo nombre y apellido. Del mismo modo, si estás representado por un tercero debidamente autorizado, tus datos completos de identificación deben estar en la correspondencia. Es necesario que coloques sus nombres y apellidos, incluyendo dentro de paréntesis las palabras “Represente” o “Autorizado”.
Es muy importante dejar claro quién debe recibir la correspondencia. Es necesario evitar los vacíos de información, no hay que olvidar que dentro de una institución de la administración pública hay distintos departamentos y coordinaciones. Con ello evitarás que la correspondencia se pierda o llegue a quien no compete, incluso si es enviada a través de un correo electrónico.
Se recomienda colocar el nombre de la institución u organismo y aclarar a través de un aparte (“En atención a”) el nombre del departamento y su encargado.
Si algo disminuye el interés del destinatario de una correspondencia para leerla y responder, es la falta de coherencia al presentar tus ideas escritas. Es fundamental que lo que deseas expresar esté ordenado y la redacción sea coherente.
Aunque el asunto que desees tratar sea extenso y sientas que tienes muchas cosas que decir para hacerte entender, la brevedad es una cualidad en los escritos que suele ser bien apreciada por quien lee. Procura que el lenguaje sea formal, respetuoso y sencillo.
La carta debe ser cerrada con un agradecimiento a través de frases como “Agradeciendo su atención y pronta respuesta”, “Agradecido de su tiempo en leerme” o “Muy agradecido de sus buenos oficios”, entre otras expresiones de ese estilo.
Dentro del contenido de la carta es recomendable que se aporten ideas o soluciones, orientando al destinatario en lo que aspira recibir como respuesta. Esto no es garantía de que así se dará, pero es un punto a tu favor, en especial si se trata de quejas o peticiones de servicios y/o ayudas.
Al finalizar la carta, debes dejar en claro el canal de respuesta por el que deseas ser contactado. La opción para ello es colocar tus datos de contacto telefónico móvil, local, domicilio u oficina. Adicional a estos puedes dejar el correo electrónico para recibirla y se recomienda dejar dos números telefónicos. Al momento de escribir la dirección de email asegúrate de que los números, signos, símbolos y mayúsculas que puedan conformarlo estén escritos correctamente.
Cuando se trata de un asunto personal, la recomendación es utilizar una dirección de correo electrónico particular. Para efectos de comunicaciones institucionales es mejor que se proporciones el correo electrónico empresarial al que tengas acceso inmediato.
La carta debe siempre ser firmada al final, con la misma rúbrica que usas en el Documento de Identidad. Seguida a ella deben aparecer nombres, apellidos y número de identificación. Con esto no habrá confusión con alguien más con el que coincida tu nombre.
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