Consejos para hacer una buena documentación en 2022

Para los estudiantes y los profesionales, los trabajos escritos son bastante frecuentes. Estos deben cumplir con cierta estructura que aporte una buena presentación y permita su adecuada comprensión, por ello, se recomienda seguir algunos consejos para hacer una buena documentación en 2022.

Un trabajo escrito consiste en un documento donde quedan plasmados todos los resultados de una investigación. Se utilizan mucho durante la etapa educativa y en algunas profesiones.

Por lo general, en Colombia, dicha documentación está compuesta por varias secciones y una estructura que debe cumplir las reglas establecidas por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, las cuales tienen como objetivo darle uniformidad, para así facilitar la comprensión y lectura de la misma.

En este sentido, puede ser bueno considerar algunos consejos para hacer una buena documentación en el 2022.

Aplicar las normas ICONTEC

Tal como se ha mencionado, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ha creado y establecido la aplicación de un conjunto de normas, también conocidas como NTC 1486. Estas pueden parecer un poco largas, pero la realidad es que son bastante sencillas.

Una parte de las reglas hacen referencia a la estructura que debe tener el documento, lo cual incluye márgenes, orientación del texto, capítulos, tamaño y estilo de letras a utilizar, así como interlineado, entre muchos otros aspectos a los que hay que dedicar mucho detalle y atención para no cometer equivocaciones.

Plantilla de normas

Por fortuna, en Internet se puede conseguir todo tipo de ayudas que facilitan las tareas al momento de elaborar un trabajo escrito siguiendo el estándar establecido por ICONTEC, como por ejemplo, una plantilla con el formato prediseñado.

Entonces, lo que se puede hacer es descargar la plantilla aquí, a través de un proceso simple que permite tener guardado dicho formato en el ordenador o dispositivo de almacenamiento USB, para así usarla cuando se necesite crear un documento que incluya portada, citas, referencias y todos aquellos ítems que conformen una documentación académica o investigativa. De este modo, será más sencillo y rápido poder obtener un documento con la estructura correcta.

A pesar de ello, es importante tener en cuenta una serie de consideraciones al momento de hacer uso de la plantilla de las normas ICONTEC, para así asegurarse de que todo esté en orden y correctamente.

Entre algunas de ellas, se pueden mencionar las siguientes:

• Los márgenes de las hojas deben tener las medidas establecidas a continuación: 3 cm en el lado superior y en el inferior, 2 cm en el lado derecho y 4 cm en el izquierdo.
• El estilo de letra que se debe usar es Arial número 12.
• La numeración debe ser consecutiva y utilizando números arábigos. Y aunque la cubierta y la portada se tienen en cuenta, estas no llevan ningún número que las identifique.
• La redacción del contenido del documento debe realizarse en tercera persona y siguiendo las reglas de la lengua española.

Organizar todo el material para realizar el documento

Antes de comenzar a redactar el documento, es fundamental tener en orden todo el material que comprende el mismo, como por ejemplo: el cuerpo del texto, conformado por la introducción, el contenido (con sus respectivos capítulos), la conclusión y la bibliografía.

Esta organización representa la columna vertebral del documento, por lo que al comenzar a redactar el trabajo aplicando las normas ICONTEC, se puede trabajar de forma ordenada, fluida y sin contratiempos, pudiendo obtener resultados óptimos, claros y con muy buena estética.

Párrafos y oraciones con extensiones adecuadas

Por último, es importante mencionar la extensión de las oraciones y los párrafos, algo a lo que generalmente no se le presta atención, pero que tiene un gran efecto sobre la calidad de la lectura y la comprensión del documento.

Esto se debe a que las frases muy largas o los párrafos muy grandes pueden resultar poco entendibles, aburridos y agotadores al leerlos, por lo tanto, lo ideal es que en ellos se haga un correcto uso de los signos de puntuación, así como también de una explicación clara de la idea que se quiere plantear, con párrafos mínimo de 3 o 4 líneas y máximo de 8, para que estos no sean ni muy cortos, ni muy largos.